Piloter la performance régionale, des urgences à la première ligneSteering regional performance, from emergency departments to primary careUne seule lecture de la situation, de la région jusqu’au chevet.One reading of the situation, from the region to the bedside.

Le contexteThe context

Chaque matin, les coordonnateurs des urgences compilaient à la main la durée de séjour, l’occupation des civières et le nombre d’usagers en niveau de soins alternatifs à partir de plusieurs systèmes cliniques. Les blocs opératoires suivaient leurs listes de chirurgies en attente dans des chiffriers distincts, et le guichet d’accès à la première ligne produisait ses propres extractions. Lorsque la direction posait une question sur l’engorgement d’un site, trois équipes répondaient avec trois chiffres différents.

Every morning, emergency department coordinators compiled length of stay, stretcher occupancy and the number of alternate level of care patients by hand from several clinical systems. Operating rooms tracked their surgical wait lists in separate spreadsheets, and the primary care access desk produced its own extracts. When leadership asked about overcrowding at a site, three teams answered with three different numbers.

La direction de la performance voulait une lecture unique, fiable et rafraîchie plusieurs fois par jour, capable de descendre de la vue régionale jusqu’à l’installation, au service et à l’unité. Elle souhaitait surtout que les tableaux de bord servent aux caucus quotidiens des équipes de soins et à la gestion des lits, et non seulement aux redditions de comptes ministérielles, tout en respectant la Loi 25 et les règles d’accès aux données cliniques.

The performance directorate wanted a single, reliable reading refreshed several times a day, able to drill down from the regional view to the facility, the department and the unit. Above all, it wanted the dashboards to support the care teams’ daily huddles and bed management, not only reporting to the ministry, while respecting Law 25 and the rules governing access to clinical data.

Les enjeuxThe challenges

• Harmoniser les définitions d’indicateurs comme la durée de séjour sur civière ou le statut de niveau de soins alternatifs entre des installations aux pratiques différentes.Harmonize metric definitions such as stretcher length of stay or alternate level of care status across facilities with different practices.
• Intégrer des sources cliniques et administratives hétérogènes, dont certaines n’étaient accessibles que par des extractions nocturnes.Integrate heterogeneous clinical and administrative sources, some of which were only available through overnight extracts.
• Offrir une navigation fluide de la région jusqu’à l’unité sans exposer de renseignements personnels au-delà du strict nécessaire.Provide smooth navigation from the region down to the unit without exposing personal information beyond what is strictly necessary.
• Faire des tableaux de bord un outil de caucus quotidien pour des équipes déjà sollicitées, et non une tâche de plus.Make dashboards a daily huddle tool for already stretched teams, rather than one more task.

Notre démarcheOur approach

1. 01

   Cadrage avec le terrainFront-line scoping

   Entrevues et observations de caucus dans plusieurs urgences et blocs opératoires pour comprendre les décisions réellement prises, puis priorisation des indicateurs avec la direction de la performance.

   Interviews and huddle observations in several emergency departments and operating suites to understand the decisions actually made, followed by metric prioritization with the performance directorate.

2. 02

   Conception du modèle communCommon model design

   Élaboration d’un dictionnaire d’indicateurs validé par un comité clinico-administratif et d’un modèle de données régional reliant installations, services, unités et épisodes de soins.

   Development of a metrics dictionary validated by a clinical and administrative committee, and of a regional data model linking facilities, departments, units and care episodes.

3. 03

   Réalisation par vaguesDelivery in waves

   Déploiement d’abord sur les urgences, puis sur les chirurgies en attente et enfin sur l’accès à la première ligne, chaque vague étant testée par des équipes pilotes avant l’élargissement.

   Rollout first for emergency departments, then for surgical wait lists and finally for access to primary care, with each wave tested by pilot teams before being extended.

4. 04

   Transfert et adoptionHandover and adoption

   Formation des agents de planification, création d’un réseau d’ambassadeurs par installation et passation de la plateforme à l’équipe des actifs informationnels de l’établissement.

   Training for planning officers, a network of champions in each facility and handover of the platform to the institution’s information assets team.

La solutionThe solution

Les résultatsThe results

1. Les caucus quotidiens s’appuient sur la même lecture de l’occupation des civières et des niveaux de soins alternatifs, d’une installation à l’autre.Daily huddles rely on the same reading of stretcher occupancy and alternate level of care, from one facility to another.
2. Les gestionnaires repèrent plus tôt les engorgements et coordonnent les transferts entre sites avant que la situation ne se dégrade.Managers spot overcrowding earlier and coordinate transfers between sites before the situation deteriorates.
3. Les listes de chirurgies en attente sont suivies de façon uniforme, ce qui facilite les arbitrages de capacité entre blocs opératoires.Surgical wait lists are tracked consistently, which makes capacity trade-offs between operating suites easier.
4. Les analystes consacrent leur temps à expliquer les écarts plutôt qu’à produire des rapports manuels.Analysts spend their time explaining variances rather than producing manual reports.

Ce que nous retenonsWhat we take away

Dans le réseau de la santé, la valeur d’un tableau de bord se mesure au caucus du matin. Partir des décisions des équipes de soins, plutôt que des exigences de reddition de comptes, a été la clé de l’adoption.

In the health network, a dashboard’s value is measured at the morning huddle. Starting from the care teams’ decisions, rather than from reporting requirements, was the key to adoption.

Expertises et offresExpertise and offers

Ce projet s’appuie sur les expertises et les offres suivantes.

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