Un référentiel unique des entreprises et des citoyensA single registry of businesses and citizensDemander l’information une seule fois, puis la partager en confiance.Ask for information once, then share it with confidence.

Le contexteThe context

Chaque programme du ministère avait son propre système de gestion des demandes, avec sa propre fiche de client. Une même entreprise pouvait y figurer plusieurs fois, sous des raisons sociales, des adresses ou des numéros d’identification légèrement différents, et un citoyen devait répéter ses coordonnées à chaque nouvelle démarche.

Each of the ministry’s programs had its own case management system, with its own client record. The same business could appear several times under slightly different legal names, addresses or identification numbers, and citizens had to repeat their contact details with every new application.

Le ministère s’était engagé dans une approche « dites-le-nous une fois » pour alléger le fardeau administratif et améliorer la qualité de ses données. Il avait besoin d’un référentiel commun, mais aussi de règles claires sur qui crée, corrige et valide une fiche, et sur les renseignements que chaque programme a le droit de consulter.

The ministry had committed to a tell-us-once approach to reduce red tape and improve data quality. It needed a common registry, but also clear rules on who creates, corrects and validates a record, and on what information each program is allowed to see.

Les enjeuxThe challenges

• Rapprocher des fiches incomplètes ou contradictoires provenant de systèmes conçus indépendamment les uns des autres.Matching incomplete or conflicting records from systems designed independently of one another.
• Définir des règles de dédoublonnage assez fiables pour fusionner sans risque de confondre deux entités distinctes.Defining deduplication rules reliable enough to merge records without risking confusing two distinct entities.
• Respecter le principe de finalité de la Loi 25 en limitant les échanges aux renseignements nécessaires à chaque programme.Upholding the purpose limitation principle of Law 25 by restricting exchanges to the information each program needs.
• Créer un rôle d’intendant des données dans une organisation où la qualité relevait implicitement de tout le monde.Creating a data steward role in an organization where quality had implicitly been everyone’s job.

Notre démarcheOur approach

1. 01

   Cadrage des domainesDomain scoping

   Nous avons cartographié les fiches clients des programmes, leurs attributs et leurs usages, puis défini avec le ministère le périmètre du référentiel et ses règles de partage.

   We mapped the programs’ client records, their attributes and their uses, then defined with the ministry the registry’s scope and sharing rules.

2. 02

   Conception du référentielRegistry design

   Nous avons conçu le modèle maître, les règles d’appariement et de survie des attributs, ainsi que le circuit d’intendance pour les cas à valider manuellement.

   We designed the master model, the matching and attribute survivorship rules, and the stewardship workflow for cases requiring manual validation.

3. 03

   Réalisation et synchronisationDelivery and synchronization

   Nous avons chargé et dédoublonné les fiches historiques, puis branché les systèmes de prestation pour qu’ils consultent et alimentent la fiche de référence.

   We loaded and deduplicated historical records, then connected service delivery systems so they read from and feed the golden record.

4. 04

   Transfert aux intendantsHandover to stewards

   Nous avons formé les intendants des données, documenté les procédures et mis en place un suivi de la qualité pour piloter le référentiel au quotidien.

   We trained data stewards, documented procedures and set up quality monitoring to manage the registry day to day.

La solutionThe solution

Les résultatsThe results

1. Les entreprises et les citoyens n’ont plus à répéter leurs coordonnées d’un programme à l’autre.Businesses and citizens no longer need to repeat their contact details from one program to the next.
2. Les équipes de prestation travaillent sur une même fiche, mise à jour une seule fois.Service delivery teams work from the same record, updated only once.
3. Les échanges de renseignements entre programmes sont encadrés par des règles explicites.Information exchanges between programs are governed by explicit rules.
4. Les intendants disposent d’outils concrets pour améliorer la qualité des données en continu.Stewards have practical tools to continuously improve data quality.

Ce que nous retenonsWhat we take away

Un référentiel maître est d’abord un projet d’organisation : la technologie apparie les fiches, mais ce sont les intendants qui leur donnent leur crédibilité. Les nommer tôt évite que la qualité redevienne l’affaire de personne.

A master registry is first and foremost an organizational project: technology matches the records, but stewards are what make them credible. Appointing them early keeps quality from becoming nobody’s job again.

Expertises et offresExpertise and offers

Ce projet s’appuie sur les expertises et les offres suivantes.

This project draws on the following expertise and offers.

ExpertisesExpertise

OffresOffers

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