Une source commune pour piloter la performance du réseauOne shared source to steer network performanceRemplacer les extractions locales par un carrefour de données sûr et partagé.Replacing local extracts with a secure, shared data hub.

Le contexteThe context

Hôpitaux, centres d’hébergement et cliniques de première ligne relevaient d’un même réseau, mais leurs données vivaient dans des systèmes distincts : gestion des urgences, admissions et lits, blocs opératoires, rendez-vous de première ligne, paie et horaires. Chaque matin, des pilotes de données extrayaient des fichiers, les retravaillaient dans des tableurs et transmettaient des rapports dont les définitions variaient, notamment pour la durée de séjour sur civière ou les patients en niveau de soins alternatif.

Hospitals, long-term care centres and primary care clinics belonged to the same network, but their data lived in separate systems: emergency department management, admissions and beds, operating rooms, primary care appointments, payroll and scheduling. Every morning, data analysts pulled files, reworked them in spreadsheets and circulated reports whose definitions varied, particularly for stretcher length of stay and alternate level of care patients.

La haute direction devait suivre en continu la pression sur les urgences, l’occupation des lits, les chirurgies en attente et l’accès à la première ligne, tout en rendant des comptes aux autorités ministérielles. Elle voulait une source unique et fiable, mais refusait de multiplier les copies de renseignements de santé sans encadrement clair, dans le respect de la Loi 25 et des règles propres au réseau.

Senior management needed to track emergency department pressure, bed occupancy, surgical wait lists and primary care access on an ongoing basis, while reporting to provincial authorities. It wanted a single, reliable source, but refused to multiply copies of health information without clear oversight, in compliance with Law 25 and the network’s own rules.

Les enjeuxThe challenges

• Unifier des sources cliniques et administratives dont les identifiants et les référentiels d’unités de soins différaient d’une installation à l’autre.Unifying clinical and administrative sources whose identifiers and care unit reference data differed from one facility to another.
• S’entendre sur une définition commune des indicateurs de performance entre directions cliniques, finances et ressources humaines.Agreeing on common performance indicator definitions across clinical, finance and human resources departments.
• Appliquer la protection de la vie privée dès la conception, avec minimisation, pseudonymisation et journalisation des accès.Applying privacy by design, with minimization, pseudonymization and access logging.
• Remplacer graduellement des rapports locaux bien ancrés sans interrompre le suivi quotidien des opérations.Gradually replacing well-established local reports without disrupting day-to-day operational monitoring.

Notre démarcheOur approach

1. 01

   Cadrage avec les directionsScoping with departments

   Nous avons recensé les extractions existantes et leurs usages, puis animé des ateliers avec les directions cliniques et administratives pour prioriser les indicateurs et fixer les règles de protection des renseignements.

   We inventoried existing extracts and their uses, then led workshops with clinical and administrative departments to prioritize indicators and set information protection rules.

2. 02

   Conception centrée donnéesData-centric design

   Nous avons conçu un modèle de données régional autour du patient, de l’épisode de soins, de l’unité et de l’employé, avec des référentiels communs et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

   We designed a regional data model around the patient, the care episode, the unit and the employee, with shared reference data and a privacy impact assessment.

3. 03

   Réalisation par domainesDelivery by domain

   Nous avons intégré successivement les urgences et les lits, puis les chirurgies, la première ligne et les ressources humaines, en faisant valider chaque domaine par ses utilisateurs avant de retirer les extractions locales.

   We integrated emergency departments and beds first, then surgeries, primary care and human resources, having users validate each domain before retiring local extracts.

4. 04

   Transfert et adoptionTransfer and adoption

   Nous avons formé l’équipe régionale de la donnée à l’exploitation des pipelines et accompagné les pilotes de données dans le passage de leurs rapports vers la source commune.

   We trained the regional data team to operate the pipelines and supported data analysts as they moved their reports to the shared source.

La solutionThe solution

Les résultatsThe results

1. Les gestionnaires de toutes les installations consultent les mêmes indicateurs, calculés selon les mêmes définitions.Managers in every facility consult the same indicators, calculated using the same definitions.
2. Les pilotes de données consacrent leur temps à l’analyse plutôt qu’à la préparation manuelle de fichiers.Data analysts spend their time on analysis rather than on manual file preparation.
3. Les accès aux renseignements de santé sont encadrés, tracés et justifiables auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.Access to health information is controlled, traced and justifiable to the person in charge of personal information protection.
4. Le réseau dispose d’une fondation prête à accueillir de nouveaux domaines et de futurs cas d’usage analytiques.The network has a foundation ready to welcome new domains and future analytics use cases.

Ce que nous retenonsWhat we take away

Dans un réseau de santé, la confiance dans un indicateur se gagne sur sa définition avant de se gagner sur son tableau. Traiter la vie privée comme une exigence de conception, et non comme une étape d’approbation, a accéléré toutes les décisions.

In a health network, trust in an indicator is won on its definition before it is won on its dashboard. Treating privacy as a design requirement rather than an approval step sped up every decision.

Expertises et offresExpertise and offers

Ce projet s’appuie sur les expertises et les offres suivantes.

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OffresOffers

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