Une analytique RH fiable et respectueuse des employésReliable HR analytics that respects employeesÉclairer les décisions sur les talents sans exposer les personnes.Informing talent decisions without exposing individuals.

Le contexteThe context

Le recrutement, la paie, la gestion de la formation et l’évaluation du rendement reposaient sur des systèmes distincts, hérités en partie d’acquisitions successives. Chaque question de la haute direction sur le roulement ou les besoins de recrutement déclenchait des semaines de compilation manuelle, avec des chiffres qui variaient selon la personne qui les produisait. Les gestionnaires régionaux, eux, n’avaient presque aucune visibilité.

Recruiting, payroll, learning management and performance reviews relied on separate systems, partly inherited from successive acquisitions. Every question from senior management about turnover or hiring needs triggered weeks of manual compilation, with figures that varied depending on who produced them. Regional managers had almost no visibility at all.

La direction voulait mieux comprendre pourquoi certains talents partaient, quelles formations portaient fruit et quels profils recruter pour soutenir sa croissance. Les données en jeu étaient parmi les plus sensibles de l’entreprise : rémunération, évaluations, absences, diversité. Le projet devait respecter la Loi 25 au Québec et la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ailleurs au pays.

Leadership wanted to better understand why some talent was leaving, which training paid off and which profiles to hire to support growth. The data involved was among the most sensitive in the company: compensation, evaluations, absences, diversity. The project had to comply with Law 25 in Quebec and with the federal private-sector privacy law elsewhere in the country.

Les enjeuxThe challenges

• Les définitions de base, comme l’effectif, le départ volontaire ou le poste vacant, variaient selon les régions.Basic definitions, such as headcount, voluntary departure or open position, varied from region to region.
• Les données de plusieurs systèmes RH devaient être réconciliées autour d’un identifiant d’employé fiable.Data from several HR systems had to be reconciled around a reliable employee identifier.
• Chaque gestionnaire ne devait voir que les données de ses équipes, et jamais de résultats permettant d’identifier une personne dans un petit groupe.Each manager could see only their own teams’ data, and never results that could identify a person in a small group.
• Les employés et leurs représentants devaient pouvoir faire confiance à l’usage fait de leurs données.Employees and their representatives needed to be able to trust how their data was used.

Notre démarcheOur approach

1. 01

   Cadrage des questionsScoping the questions

   Nous avons recensé avec la haute direction, les partenaires d’affaires RH et des gestionnaires régionaux les questions prioritaires sur les talents. Un dictionnaire commun des indicateurs a été validé avant tout développement.

   With senior management, HR business partners and regional managers, we identified the priority questions about talent. A shared indicator dictionary was validated before any development.

2. 02

   Conception de la protectionDesigning protection

   Nous avons défini un modèle d’accès par rôle et par périmètre organisationnel, des seuils minimaux d’agrégation et le masquage des données les plus sensibles. Ces règles ont été approuvées par les responsables de la protection des renseignements personnels et des affaires juridiques.

   We defined an access model by role and organizational scope, minimum aggregation thresholds and masking of the most sensitive data. These rules were approved by the privacy and legal affairs leads.

3. 03

   Réalisation par thèmeDelivery by theme

   La plateforme a été livrée thème par thème : effectifs et roulement d’abord, puis recrutement, formation et planification de la main-d’œuvre. Chaque livraison a été testée par des gestionnaires de différentes régions.

   The platform was delivered theme by theme: headcount and turnover first, then recruiting, training and workforce planning. Each release was tested by managers from different regions.

4. 04

   Activation des gestionnairesManager activation

   Nous avons accompagné les partenaires d’affaires RH pour qu’ils animent des discussions fondées sur les données avec leurs gestionnaires. Une gouvernance RH des données assure désormais l’évolution des indicateurs.

   We supported HR business partners so they could lead data-driven discussions with their managers. HR data governance now oversees how indicators evolve.

La solutionThe solution

Les résultatsThe results

1. La haute direction et les régions partagent les mêmes définitions et les mêmes chiffres sur la main-d’œuvre.Senior management and the regions share the same definitions and the same workforce figures.
2. Les gestionnaires repèrent plus tôt les équipes où le roulement s’accentue et peuvent agir en conséquence.Managers spot teams where turnover is rising earlier and can act accordingly.
3. Les investissements en formation sont discutés à la lumière de leurs effets observés.Training investments are discussed in light of their observed effects.
4. Les données des employés sont consultées selon des règles claires, connues et auditables.Employee data is accessed according to clear, known and auditable rules.

Ce que nous retenonsWhat we take away

En analytique RH, la confiance des employés est une condition de réussite, pas une contrainte. Définir les règles d’accès avant les tableaux de bord a facilité chaque étape suivante.

In HR analytics, employee trust is a condition for success, not a constraint. Defining access rules before the dashboards made every later step easier.

Expertises et offresExpertise and offers

Ce projet s’appuie sur les expertises et les offres suivantes.

This project draws on the following expertise and offers.

ExpertisesExpertise

OffresOffers

Tous les projetsAll projects #Pilotage